Une journée avec le service du courrier du Conseil départemental
Le service du courrier garantit le bon acheminement des flux entrants et sortants entre les services de la collectivité et l'extérieur. Il s'assure du dépouillement, de l'aiguillage et de l'affranchissement de celui-ci.
Tout est organisé pour que les lettres arrivant par La Poste le matin soient enregistrées, vu par le directeur général des services et distribuées dès le lendemain.
La journée commence par le traitement des mails reçus sur la boîte électronique du Département. Dans le même temps, un agent récupère le courrier dans la boîte aux lettres, et un autre réceptionne les lettres qui sont livrées par un véhicule de La Poste.
Immédiatement, le volume important du courrier est trié et réparti entre les différents services. Il faut enregistrer et classer les types de correspondances : demandes de subvention, courriers recommandés, invitations…
Pendant l'enregistrement des correspondances, notre vaguemestre, Jean-Marc, effectue le ramassage auprès des différents services au sein de l’Hôtel du Département. Tout le courrier (interne et externe) et les parafeurs à la signature du Président sont déposés dans le bureau du DGS.
En début d'après-midi, Jean-Marc démarre la tournée des services extérieurs en une vingtaine de points de collecte dont notamment le contrôle de légalité de la Préfecture et rapporte la correspondance interne et les plis à affranchir.
Les agents récupèrent les parafeurs et le courrier visés et signés par le directeur général des services et par le président, puis ils sont préparés pour la distribution du lendemain.
Un vaguemestre est à l'origine un militaire chargé du service postal.
Cette appellation a été étendue notamment aux secteurs des hôpitaux, prisons, maisons de retraite, avions, bateaux, grandes entreprises, cités universitaires ou centres d'affaires.
Une autre des missions effectuées par le service est l'obligation légale de la publication des arrêtés départementaux. Ils sont affichés sur un panneau du rez-de-chaussée de l’Hôtel du Département et mis à disposition du public sur le site internet institutionnel du Département.
L’après-midi est aussi consacré à l'élaboration du recueil des actes administratifs et à l'enregistrement des conventions et des arrêtés départementaux. Dans le même temps, à l'aide d'une machine à affranchir, un agent (Jérémy, sur la photo ci-contre) prépare toutes les lettres qui seront déposées à la Poste par le vaguemestre en fin de journée.
Le service du courrier est également chargé de la réception des livraisons par camion destinées aux services du département ainsi que de l’envoi des colis.
